Termes de référence (TdR) : les lire, les analyser, y répondre

Les termes de référence (TdR) sont le document par lequel un commanditaire décrit la mission qu’il veut confier : pourquoi il la lance, ce qu’il attend, dans quel périmètre, avec quels livrables, quel calendrier, quel budget et quel profil de consultant. Pour vous, ils sont à la fois le cahier des charges de la mission et la grille avec laquelle votre offre sera jugée. Bien les lire, c’est décider vite s’il faut répondre, chiffrer juste et écrire une offre qui colle à la demande. Ce guide vous montre comment.

1. Les termes de référence, c’est quoi exactement ?

Le guide de l’Independent Evaluation Group de la Banque mondiale, Writing Terms of Reference for an Evaluation: A How-To Guide (2011), les définit comme le document qui fixe la manière dont une évaluation sera conduite et qui sert de base au contrat passé avec les évaluateurs. La définition vaut pour toutes les missions de conseil : étude de faisabilité, audit, assistance technique, formation, enquête.

Trois conséquences pratiques en découlent :

• Les TdR engagent : ce qui y est écrit devient, après négociation, vos obligations contractuelles. Un livrable que vous n’avez pas vu en lisant les TdR, vous le devrez quand même.
• Les TdR notent : les critères d’évaluation des offres reprennent souvent leur structure (compréhension du mandat, méthodologie, plan de travail, qualifications).
• Les TdR renseignent : au-delà de la commande, ils révèlent la culture du client, ses priorités, parfois ses inquiétudes.

On les appelle aussi « TDR », « ToR » (terms of reference) en anglais, ou « cahier des charges » dans certains marchés publics. Dans les avis à manifestation d’intérêt, ils sont souvent résumés en quelques paragraphes ; la version complète arrive avec la demande de propositions.

Leur poids sur le marché est considérable. Au 9 novembre 2026, 1 140 des 3 758 offres publiées sur consult.africa mentionnent des termes de référence dans leur texte, soit environ trois sur dix. Vous en lirez donc des dizaines par an : autant avoir une méthode.

2. La structure type d’un TdR, section par section

Le guide de l’IEG recommande onze rubriques. Sous des noms variables, elles forment l’ossature de la plupart des TdR que vous lirez :

• Contexte et justification : le projet ou la politique concernée, son financement, ce qui motive la mission maintenant.
• Objectifs et questions : ce que le client veut savoir ou obtenir. Pour une évaluation, ce sont les questions évaluatives.
• Portée : période couverte, zones, composantes, publics.
• Approche et méthodologie : les attentes de méthode, plus ou moins directives.
• Gouvernance et redevabilité : qui pilote, qui valide, qui est votre interlocuteur.
• Principes et valeurs : indépendance, éthique, confidentialité, participation.
• Qualifications : profil, années d’expérience, diplômes, langues.
• Livrables et calendrier.
• Budget et modalités de paiement.
• Structure de la proposition et modalités de soumission.
• Références et ressources : documents à consulter.

Le même guide indique qu’un TdR type tient en 5 à 10 pages, hors annexes administratives. Un TdR de deux pages laissera beaucoup de questions ouvertes ; un TdR de quarante pages peut cacher une commande trop large pour le budget.

Conseil pratique : avant de lire en détail, cochez les onze rubriques. Une rubrique absente, le plus souvent le budget ou la gouvernance, est votre première question de clarification.

3. Lire un TdR en consultant : les six questions à se poser

Une première lecture rapide sert à décider si la mission est pour vous. La seconde, crayon en main, sert à préparer l’offre. Voici les questions qui structurent cette seconde lecture.

Qu’est-ce que le client veut vraiment ?

Isolez l’objectif général et les objectifs spécifiques. L’IEG conseille de s’en tenir à trois à cinq objectifs au plus pour une étude d’envergure, et rappelle qu’il vaut mieux explorer quelques questions en profondeur que beaucoup en surface. Si vous comptez huit objectifs et trente questions évaluatives, la mission est surdimensionnée : votre offre devra le dire, poliment, et proposer des priorités.

Pour quoi faire ?

Une évaluation de redevabilité, une étude préalable à une seconde phase ou un appui à une décision politique n’appellent pas le même livrable. Cherchez l’usage prévu : c’est lui qui guidera la forme du rapport d’évaluation et de la restitution des résultats.

Les moyens sont-ils à la hauteur de la commande ?

C’est le calcul le plus utile, et le plus souvent oublié. Prenez le nombre de jours, le calendrier et le budget, et confrontez-les aux livrables.

Quel profil est attendu, et est-ce le vôtre ?

Les seuils d’expérience sont souvent éliminatoires. Lisez-les avant de passer une heure sur le reste.

Qui décide ?

Un comité de pilotage, une unité de gestion de projet, le bailleur en non-objection : le circuit de validation pèse sur les délais réels.

Comment l’offre sera-t-elle notée ?

Si les critères et leur pondération figurent dans les TdR ou dans la demande de propositions, ils dictent la longueur et l’ordre de chaque partie de votre offre. Sur consult.africa, 297 offres mentionnent à la fois des termes de référence et des critères d’évaluation ou de sélection.

4. Un exemple réel décortiqué : l’évaluation finale de REG-PHARMA

Prenons une offre publiée sur la plateforme le 7 novembre 2026 : l’évaluation finale et la capitalisation du projet REG-PHARMA, lancée par Expertise France. Le projet, financé par l’AFD à hauteur de 5 millions d’euros, appuie l’harmonisation de la réglementation pharmaceutique dans l’UEMOA et la CEMAC. Ce que le texte annonce :

• Durée : 16 semaines, de décembre 2026 à février 2027.
• Volume : environ 53 jours-personne.
• Budget prévisionnel maximal : 40 000 € HT.
• Double objet : une évaluation finale selon les six critères du CAD de l’OCDE et une capitalisation de trois à quatre expériences significatives.
• Déroulé : cadrage et revue documentaire, entretiens, missions de terrain, constats intermédiaires, atelier de capitalisation, rapport final, produits de capitalisation, synthèse transversale, atelier de restitution finale à Dakar.
• Équipe : au moins deux expert(e)s, chacun avec au moins sept ans d’expérience dans son domaine (évaluation externe d’une part, capitalisation d’autre part).

Faites maintenant le calcul. Partagés entre deux experts, 53 jours-personne font environ 26 jours chacun. Avec ces jours, il faut couvrir au moins deux pays prioritaires (Bénin et Gabon), animer deux ateliers, produire un rapport d’évaluation et plusieurs produits de capitalisation. La conclusion n’est pas « la mission est impossible », mais « chaque jour compte » : votre plan de travail doit montrer exactement où vont les jours, et votre méthodologie doit mutualiser la collecte entre évaluation et capitalisation. C’est ce que le lecteur de votre offre cherchera.

Astuce : faites ce tableau jours-livrables pour chaque TdR, même quand le volume n’est pas indiqué. Il vous sert à décider, à chiffrer (voir notre guide pour fixer ses tarifs de consultant) et à argumenter.

5. Les signaux d’alerte à repérer

Certains TdR posent problème dès la lecture. Aucun de ces signaux n’interdit de répondre, mais chacun doit être traité, soit par une question de clarification, soit dans l’offre.

• Le périmètre flou : une clause du type « toute autre tâche jugée nécessaire par le client », sans plafond de jours. Proposez de cadrer ces tâches dans le rapport de démarrage.
• Le surdimensionnement : trop d’objectifs, trop de pays, trop de livrables pour les jours prévus. Proposez de prioriser.
• La méthode imposée et inadaptée : une enquête quantitative représentative demandée en trois semaines, par exemple. Vous pouvez proposer une alternative, en la justifiant.
• L’indépendance douteuse : la liste de contrôle de l’IEG demande si les évaluateurs doivent ne pas avoir participé à la conception, à la mise en œuvre ou au suivi du programme. Si vous avez travaillé sur le projet évalué, signalez-le d’emblée (voir notre article sur l’éthique et la déontologie du consultant).
• Le calendrier irréaliste : une collecte de terrain placée pendant une période où les acteurs sont peu disponibles, ou une validation prévue en quelques jours alors que le circuit compte trois niveaux.
• Les livrables sans format : l’IEG recommande de préciser pour chaque produit son format, sa longueur, son public et son circuit de relecture. À défaut, demandez-le.

Sur une mission de terrain au Sahel, le décalage le plus fréquent n’est pas méthodologique : c’est l’écart entre le calendrier des TdR et la réalité des déplacements et des autorisations. Une phrase dans votre offre qui le reconnaît, avec un plan de repli, rassure davantage qu’un calendrier trop lisse.

6. Demander des clarifications sans se pénaliser

Beaucoup de procédures prévoient une fenêtre pour poser des questions par écrit. Le guide de l’IEG recommande d’ailleurs aux commanditaires d’offrir aux candidats une date limite pour les questions ou une réunion d’information, et note que même une procédure non concurrentielle gagne à une discussion des attentes.

Utilisez cette fenêtre. Quelques règles :

• Posez des questions qui changent votre offre : budget disponible, nombre de sites à couvrir, documents accessibles, disponibilité des données de suivi.
• Restez factuel et bref : une question par point, numérotée, en citant la section des TdR.
• Lisez les réponses publiées : elles sont souvent envoyées à tous les candidats et peuvent modifier les TdR.
• Ne demandez pas ce qui est déjà écrit : c’est le signe que vous n’avez pas lu.

Conseil pratique : ce qui n’a pas été clarifié avant le dépôt peut l’être dans le rapport de démarrage. L’IEG recommande d’en demander un tôt dans le contrat : c’est le moment de préciser la méthode, l’échantillon et le calendrier avec le client.

7. Transformer le TdR en offre technique

Une offre qui répond bien aux TdR les reprend sans les recopier. Elle montre que vous avez compris la demande, puis elle apporte ce que le TdR ne dit pas : comment vous allez faire.

• Reformulez le mandat en quelques lignes, avec les enjeux que vous avez repérés. Pas de copier-coller du contexte : le client le connaît.
• Construisez une matrice d’évaluation pour une mission d’évaluation : chaque question des TdR, ses critères, ses indicateurs, ses sources et ses méthodes de collecte. C’est la colonne vertébrale de votre méthodologie, et la suite logique d’un cadre logique bien compris.
• Calez le plan de travail sur les livrables du TdR, avec les jours par expert.
• Alignez les CV sur les qualifications demandées : mêmes mots, mêmes seuils, preuves vérifiables.
• Proposez, ne contredisez pas : si vous suggérez de réduire le nombre de questions ou de changer une méthode, présentez-le comme une option qui sert l’objectif du client.

La notation des offres (méthode qualité-coût de la Banque mondiale, seuil technique du PNUD, grilles d’Expertise France…) est détaillée dans notre guide pour rédiger une offre technique gagnante.

Le cas des évaluations : les critères du CAD de l’OCDE

Au 9 novembre 2026, 43 offres de la plateforme citent, comme celle de REG-PHARMA, les critères du Comité d’aide au développement de l’OCDE. Révisés en 2018-2019 par le réseau EvalNet et publiés par l’OCDE en décembre 2019, ils sont six, chacun avec sa question :

• Pertinence : l’intervention répond-elle au problème ?
• Cohérence (le critère ajouté en 2019) : l’intervention s’accorde-t-elle avec les autres interventions menées ?
• Efficacité : l’intervention atteint-elle ses objectifs ?
• Efficience : les ressources sont-elles utilisées de manière optimale ?
• Impact : quelle différence l’intervention fait-elle ?
• Viabilité (ou durabilité) : les bénéfices seront-ils durables ?

L’OCDE demande de les appliquer de façon réfléchie, en les adaptant au contexte et aux besoins des utilisateurs, et non mécaniquement. Si un TdR exige les six critères sur une mission très courte, proposez d’approfondir ceux qui servent la décision du client et de traiter les autres plus légèrement.

8. Côté recruteur : rédiger des TdR qui attirent de bonnes offres

Si vous êtes de l’autre côté de la table, chargé de suivi-évaluation, chef de projet ou responsable d’un bureau d’études qui sous-traite, les mêmes principes s’appliquent à l’écriture. Le guide de l’IEG insiste sur trois points :

• Un langage simple et un texte concis, qui ne prescrit pas tout et laisse aux consultants la place de proposer une méthode.
• Peu d’objectifs et des questions reliées à ces objectifs.
• Des parties prenantes associées dès la rédaction : équipe technique, service des marchés et de la comptabilité, partenaires, comité de pilotage.

Ajoutez-y le budget ou au moins le volume de jours : un TdR qui l’indique reçoit des offres plus faciles à comparer, et vous évite d’écarter de bons candidats qui ont mal deviné l’enveloppe. Pour diffuser vos TdR auprès de consultants et de bureaux d’études d’Afrique francophone, consultez notre espace recruteurs.

Lire les TdR comme un évaluateur, répondre comme un partenaire

Les termes de référence ne sont pas une formalité à survoler avant d’écrire l’offre : ils en sont le plan. Cochez les rubriques, faites le calcul jours-livrables, repérez les signaux d’alerte, posez les bonnes questions, puis construisez une offre qui reprend leur logique et apporte votre méthode. Pour vous entraîner, lisez chaque semaine deux ou trois TdR parmi les missions de suivi-évaluation en cours, puis créez votre compte gratuit pour recevoir les nouvelles offres de vos domaines et de vos pays par e-mail.