Contexte
GROOTS Kenya est un mouvement national d’organisations communautaires et de groupes d’entraide dirigés par des femmes à la base, au Kenya. Fondée en 1995, à la suite de la quatrième Conférence mondiale des Nations Unies sur les femmes à Pékin, l’organisation vise à renforcer la visibilité des femmes de la base dans les processus de développement et les instances de décision qui les concernent.
GROOTS Kenya utilise actuellement Microsoft Dynamics NAV 2017 comme système de gestion financière. L’organisation souhaite migrer vers Microsoft Dynamics 365 Business Central afin de renforcer la gestion financière, le reporting, l’intégration des systèmes, l’automatisation, l’accessibilité des données, les contrôles internes et l’efficacité opérationnelle.
Objet de la mission
GROOTS Kenya recherche un(e) consultant(e) qualifié(e) et expérimenté(e) pour conduire l’évaluation, la conception, le paramétrage, la migration des données, l’intégration, les tests, la formation, la mise en production (go-live) et le support post-déploiement de la migration vers Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Étendue des travaux
1. Cadrage, évaluation de l’existant et recueil des besoins
Revue complète des systèmes, processus, données et contrôles internes existants : finance et comptabilité, système Dynamics NAV et de gestion des subventions, budgétisation et prévisions, procédures d’achat, comptes fournisseurs et clients, opérations bancaires et mobile money (M-Pesa), avances au personnel et aux partenaires, immobilisations et inventaire, paie, fiscalité et déclarations statutaires, reporting bailleurs et direction, clôtures financières, circuits de validation, gestion des accès, intégrations existantes, structures de données et gestion documentaire. Identification des inefficacités, doublons et failles de contrôle.
Livrable : rapport de cadrage, évaluation de l’existant et cahier des charges fonctionnel.
2. Analyse des écarts et conception de la solution cible
Analyse comparant les besoins financiers et opérationnels de l’organisation aux fonctionnalités standards de Business Central (fonctionnalité standard, paramétrage, extension, développement spécifique, intégration, contournement manuel ou non recommandé), en tenant compte des coûts, contrôles, efficacité, évolutivité, sécurité, intégrité des données et pérennité.
Livrable : rapport de solution Business Central et d’analyse des écarts.
3. Exigences fonctionnelles
La solution devra couvrir : gestion financière (plan comptable, provisions, rapprochements bancaires, multidevises, TVA et retenues à la source, clôtures, pistes d’audit) ; gestion des subventions (suivi par bailleur, programme, projet, activité, partenaire, catégorie budgétaire, taux de consommation) ; gestion budgétaire (préparation, révisions, contrôle budget/réalisé) ; achats (demandes, validations, bons de commande, facturation, contrôles délégués) ; gestion des sous-subventions et partenaires (décaissements, avances, rapports financiers, soldes) ; immobilisations et inventaire ; paie (calcul, retenues statutaires, bulletins).
4. Reporting
Reporting financier, subventions, gestion et conformité intégré : balances, compte de résultat, bilan, flux de trésorerie, variation des actifs nets, budget/réalisé, analyse des écarts, rapprochements bancaires. Analyses par donateur, programme, projet, activité, département, localisation et partenaire.
5. Intégrations système
Évaluation des intégrations nécessaires (système d’information interne, Microsoft 365/SharePoint), cartographie des flux de données, élimination des doubles saisies, configuration, tests et documentation.
6. Migration des données
Stratégie structurée de migration des données de base, soldes d’ouverture, transactions en cours, immobilisations, subventions, projets et historique. Évaluation de la qualité des données, nettoyage, cartographie, migrations de test, validation et rapprochement.
Livrable : rapport de migration et de rapprochement des données.
7. Contrôles internes, sécurité et circuits de validation
Séparation des tâches, accès basés sur les rôles, validations déléguées, workflows automatisés, gestion des accès, pistes d’audit. Élaboration des matrices d’accès/sécurité, de délégation/validation et de configuration des workflows. Tests de sécurité et de séparation des tâches.
8. Tests et recette utilisateur
Stratégie de test complète (fonctionnel, intégration, migration des données, sécurité, séparation des tâches, bout en bout, recette utilisateur, non-régression). Scripts de test, suivi et résolution des anomalies.
Livrable : rapport consolidé de tests et de recette.
9. Formation et conduite du changement
Formation par profil (Finance, Subventions, Programmes, Achats, Direction, RH/Administration, Informatique, Audit interne/Conformité). Manuels utilisateurs, guides de processus, documentation d’administration système, transfert de connaissances.
10. Mise en production et support post-déploiement
Plan détaillé de mise en production (migration finale, soldes d’ouverture, configuration, accès, intégrations, validation, gel du système, rapprochements, plan de secours). Support post-déploiement d’un minimum de huit (8) semaines.
Calendrier
Mise en œuvre du 1er novembre 2026 à mai 2027, avec mise en production ciblée au 1er avril 2027.
Qualifications requises
- Expérience démontrée en implémentation de Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Expérience de migration depuis Microsoft Dynamics NAV vers Business Central
- Expérience de mise en œuvre de systèmes de gestion financière pour des organisations à but non lucratif, ONG ou financées par des bailleurs
- Expérience en gestion financière et processus comptables
- Expérience en migration de données, intégration système, tests et formation des utilisateurs
- Connaissance des contrôles financiers, du reporting et des exigences d’audit
- Certifications Microsoft pertinentes appréciées
Modalités de candidature
Les cabinets intéressés doivent soumettre une proposition technique et une proposition financière détaillées à GROOTS Kenya Association (Attention : Équipe des achats) à l’adresse talent@grootskenya.org, avant le 9 octobre 2026.