Avis à manifestation d’intérêt — Référence : ICS/DAF-WAHO/2026/35
1. Introduction
L’Organisation ouest-africaine de la santé (OOAS, en anglais WAHO) est l’institution spécialisée de la CEDEAO chargée des questions de santé. Elle contribue à la coopération régionale, au partage des bonnes pratiques et à la mise à disposition d’une information sanitaire de qualité pour les décideurs, chercheurs et praticiens de la sous-région.
Son Centre de documentation conserve un important patrimoine documentaire et anime depuis 2005 le Réseau ouest-africain de documentation et d’information sanitaire (ROADIS), qui réunit des bibliothèques universitaires de médecine, les services de documentation des ministères de la Santé et des centres de documentation d’institutions partenaires. La collection numérique compte plus de 8 000 fichiers PDF (notamment les archives scientifiques numérisées de l’OCCGE léguées à l’OOAS) et la collection physique plus de 4 000 ouvrages, encyclopédies, thèses et rapports techniques. Les archives institutionnelles produites par les départements de l’OOAS ne disposent pas encore d’un système de gestion électronique structuré, alors que le Centre reçoit environ 800 nouveaux documents d’archives par an.
Dans ce contexte, le plan d’activités 2026-2028 du Centre prévoit une intervention intégrée portant sur : (i) l’élaboration d’une politique et d’une stratégie de gestion documentaire pour l’OOAS et le réseau ROADIS ; (ii) le développement et le déploiement d’une base de données fédérée ; (iii) la mise en place d’une bibliothèque virtuelle et d’un système de gestion des archives institutionnelles.
2. Description des prestations
Le consultant individuel apportera une expertise senior en documentation, bibliothéconomie, archivistique, systèmes documentaires et transformation numérique : diagnostic de l’existant, élaboration de la politique documentaire et de la stratégie de mise en œuvre, développement ou adaptation de la base de données fédérée du ROADIS, mise en place de la bibliothèque virtuelle et du système de gestion électronique des archives, et transfert progressif de compétences aux équipes de l’OOAS et aux institutions membres du ROADIS.
3. Tâches et responsabilités
Sous la coordination de l’administrateur de programme documentaliste-archiviste, le consultant devra notamment :
- piloter la mission de manière intégrée et assurer la cohérence entre ses dimensions documentaire, archivistique, fonctionnelle, technique et institutionnelle ;
- réaliser le cadrage et le diagnostic institutionnel, documentaire et technique, y compris l’examen des plateformes ROADIS et PMB et l’inventaire des données à migrer ;
- élaborer la politique documentaire du Centre et du réseau ROADIS (périmètre, critères d’adhésion, traitement documentaire, langues, droit d’auteur, politiques d’accès, préservation numérique, pérennité et gouvernance) ;
- élaborer la stratégie de mise en œuvre 2026-2028, ses indicateurs de suivi et ses modalités d’adoption institutionnelle ;
- concevoir, adapter et déployer la base de données fédérée (moissonnage OAI-PMH, recherche unifiée trilingue, gestion des institutions et des utilisateurs, interface de programmation publique) ;
- assurer la migration des données des plateformes existantes, le contrôle qualité, les tests, la documentation, la recette et la mise en production ;
- réaliser l’étude de faisabilité de la bibliothèque virtuelle (analyse de la collection numérisée et des droits applicables) puis mettre en œuvre les modalités d’accès validées ;
- mettre en place les fonctionnalités de gestion électronique des documents, les profils d’accès et les procédures de notification des ayants droit et de retrait ;
- élaborer le plan de classement institutionnel, paramétrer le système électronique de gestion des archives, définir les procédures de versement, description, communication et élimination, et réaliser un premier versement d’environ 1 000 documents ;
- mettre en place les dispositifs de sauvegarde, de pérennité et de continuité, ainsi qu’un tableau de bord archivistique ;
- assurer le transfert de compétences (formation, documentation, accompagnement), produire les manuels d’utilisation, la documentation technique et fonctionnelle, les rapports d’avancement et le rapport final ;
- suivre les jalons, risques, décisions et recommandations et en rendre compte au dispositif de pilotage de l’OOAS.
4. Dossier de candidature
- une lettre de manifestation d’intérêt adressée au Directeur général de l’OOAS, portant en objet l’intitulé de la mission ;
- un curriculum vitae récent, daté et signé ;
- une copie du ou des diplômes ;
- les attestations, certificats de service fait ou certificats de travail justifiant l’expérience déclarée ;
- le cas échéant, tout document attestant de missions similaires (politique documentaire, fédération de bases de données, bibliothèque virtuelle, GED ou archives).
5. Qualifications et compétences
- Master (Bac+5) au minimum en sciences de l’information et de la documentation, bibliothéconomie, archivistique, informatique ou équivalent ; une formation complémentaire en gestion de projet, architecture des systèmes d’information ou propriété intellectuelle est un atout.
- Au moins quinze (15) ans d’expérience professionnelle, dont dix (10) ans dans la gestion de projets documentaires d’envergure.
- Au moins un projet similaire réussi dans une institution internationale, panafricaine ou ministérielle ; une expérience avec la CEDEAO, l’OMS Afrique, l’UEMOA ou une organisation comparable.
- Pratique des normes Dublin Core, MARC, OAI-PMH 2.0 et ISAD(G), ISAAR(CPF) et OAIS, et des solutions de gestion de bibliothèque et de GED (Koha, PMB, DSpace, Alfresco, Nuxeo ou équivalent).
- Capacité à dialoguer techniquement avec des développeurs ; une connaissance pratique de Python, JavaScript et SQL est un atout, ainsi que des approches récentes de traitement documentaire assisté par l’IA.
- Français courant à l’écrit et à l’oral et anglais professionnel exigés ; le portugais est un atout.
6. Méthode de sélection
Sélection de consultant individuel conformément au Code révisé des marchés publics de la CEDEAO applicable à l’OOAS. Les candidats présélectionnés pourront être conviés à un entretien ou à un test oral ; le candidat classé premier sera invité à négocier le contrat.
7. Critères de présélection (100 points)
- Qualifications générales : 30 points (diplôme : 10 ; expérience générale : 20).
- Expérience spécifique : 70 points (projets similaires : 30 ; expérience technique en interopérabilité documentaire et migration de données : 15 ; expérience institutionnelle régionale : 10 ; archivistique, GED et préservation numérique : 5 ; formation et conduite du changement : 5 ; langues : 5).
8. Durée, lieu d’affectation et nature du contrat
Contrat de prestation de consultant individuel de douze (12) mois, prolongeable de six (6) mois sous réserve d’une évaluation positive, financé sur le programme d’activités 2026-2028 du Centre de documentation. Poste basé au siège de l’OOAS à Grand-Bassam (Côte d’Ivoire), avec des missions ponctuelles auprès des institutions membres du ROADIS.
9. Dépôt des candidatures
Informations complémentaires (du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h) : procurement@diffusion.wahooas.org, avec copie à ambengue@wahooas.org. Les termes de référence et l’avis sont téléchargeables, et les candidatures se déposent en ligne, sur https://data.wahooas.org/tenders/tenders/list.
Date limite de réception des candidatures : mardi 24 novembre 2026 à 12 h 00 GMT.