Termes de référence — Plateforme numérique de gestion des groupes d’épargne pour les groupes « Saving for Transformation » (S4T).
1. Contexte
World Vision Somalia met en œuvre l’approche Savings for Transformation (S4T) afin de renforcer l’inclusion financière, la mobilisation de l’épargne et la résilience économique des ménages vulnérables, des femmes et des jeunes. Les membres des communautés se constituent en groupes d’épargne, mobilisent une épargne, accèdent à des mécanismes de prêt internes et renforcent leur éducation financière. Les registres et transactions des groupes étant actuellement gérés manuellement, la qualité des données, la transparence, l’efficacité du reporting, l’auditabilité et le suivi en temps réel s’en trouvent limités.
2. Objet de la mission
Identifier, configurer, déployer et accompagner une plateforme numérique existante de gestion des groupes d’épargne S4T. World Vision ne recherche pas le développement d’une nouvelle application : le prestataire doit proposer une solution existante, opérationnelle et éprouvée, ayant fait ses preuves auprès de groupes d’épargne, d’associations villageoises d’épargne et de crédit (AVEC/VSLA), de groupes de finance communautaire ou d’initiatives de microfinance, et adaptée aux environnements à faible connectivité.
3. Objectifs
- Numériser les opérations et registres des groupes d’épargne et réduire le recours au papier ;
- Améliorer la transparence et la redevabilité des transactions (épargne, prêts) ;
- Permettre un reporting opérationnel et programmatique fiable, à jour et accessible ;
- Renforcer le suivi et la décision via tableaux de bord, analyses et indicateurs de performance ;
- Améliorer l’accessibilité, la sécurité, l’intégrité et le contrôle d’accès aux données ;
- Renforcer l’auditabilité et la conformité ; fournir une solution durable avec support technique, maintenance, mises à niveau et portabilité des données.
4. Étendue et exigences fonctionnelles
Le prestataire fournit, configure, déploie et accompagne une plateforme existante (configuration limitée plutôt que développement complet ; toute personnalisation doit être justifiée et validée). La solution, démontrable lors de l’évaluation technique, doit couvrir :
- Gestion des groupes : enregistrement des groupes et identifiants uniques, profils et gouvernance, désignation de trois administrateurs par groupe, enregistrement et intégration des membres (SMS, USSD, application mobile ou portail web), historique d’adhésion ;
- Cotisations d’épargne : calendriers configurables (quotidien, hebdomadaire, mensuel), enregistrement et suivi des cotisations, relevés individuels, rappels automatiques, visibilité en temps réel des soldes individuels et de groupe ;
- Gestion des prêts : demandes de prêt, circuits d’approbation configurables, suivi des décaissements et des remboursements, échéanciers et rappels, suivi des impayés ;
- Transparence et accès des membres : consultation des soldes, historiques de transactions, relevés, prêts en cours, confirmations ;
- Canaux d’accès : application mobile, accès web, USSD, alertes SMS, authentification sécurisée, fonctionnement hors ligne et synchronisation, adaptation aux zones à faible connectivité.
5. Rôles et permissions
Membres (cotiser, demander des prêts, consulter soldes et historiques, recevoir des notifications) ; administrateurs de groupe (gérer les adhésions, approuver les prêts, suivre les activités et rapports financiers) ; utilisateurs World Vision (suivi, reporting, tableaux de bord en temps réel).
6. Sécurité, protection des données et conformité
Authentification sécurisée et contrôle d’accès par rôle, journaux d’audit ; chiffrement des données au repos et en transit, stockage sécurisé, accès contrôlé aux données des bénéficiaires ; sauvegardes et reprise après sinistre, surveillance continue, correctifs réguliers ; conformité KYC, LBC/FT (AML/CFT), politiques de sauvegarde de World Vision et exigences des bailleurs.
7. Reporting et analyses
Rapports opérationnels (performance de l’épargne, portefeuille de prêts, adhésions), rapports programmatiques (groupes et membres actifs, épargne totale mobilisée, tendances des prêts, tableaux de bord) et rapports d’audit (journaux, transactions, suivi des approbations).
8. Livrables
Démonstration de la plateforme et analyse des écarts (fit-gap) ; plan de configuration et de déploiement ; configuration, paramétrage et déploiement ; recette utilisateur (UAT) ; formation et appui aux utilisateurs ; documentation technique ; accord de niveau de service (SLA) ; support et maintenance post-déploiement.
9. Hébergement, support et pérennité
La proposition précise le modèle d’hébergement (cloud, sur site ou hybride), les sauvegardes et la reprise d’activité, les engagements de disponibilité, le support et la maintenance, les délais de réponse et d’escalade, ainsi que la pérennité et l’évolutivité de la solution.
10. Propriété et réversibilité des données
Toutes les données programmatiques et des bénéficiaires restent la propriété de World Vision ; le prestataire agit uniquement comme sous-traitant de traitement ; World Vision conserve un accès illimité aux données exportées ; la portabilité et la migration des données sont assurées ; les données sont supprimées de façon sécurisée en fin de contrat, sauf obligation légale de conservation.
11. Conditions et évaluation
Documents obligatoires : certificat d’enregistrement d’entreprise, certificat fiscal, profil de la société, preuve d’au moins deux missions similaires (déploiement de plateformes numériques d’épargne/AVEC/finance communautaire) et deux lettres de référence. L’évaluation comprend une présélection (éligibilité, réussite/échec) puis une évaluation technique sur 100 points (méthodologie et plan : 45 points ; expérience et capacité technique : 55 points), avec un seuil de 70 points. La proposition financière est soumise séparément ; le mieux-disant technique est invité à la négociation (méthode CQS — sélection fondée sur les qualifications).