Poste : Chargé des services de gestion – Gestion des actifs (Management Services Officer – Asset Management)
Modalité contractuelle : Consultant international de niveau 1 (CST-I)
Unité/Division : Unité des services de gestion (Management Services Unit)
Lieu d’affectation : Juba, Soudan du Sud
Durée : 11 mois (renouvelable sous réserve de la disponibilité des financements et de la performance)
Contexte et objet de la mission
Le PAM Soudan du Sud opère dans un environnement complexe et à haut risque exigeant de solides services d’appui à la réponse humanitaire. Le bureau de pays gère un portefeuille d’actifs d’environ 110 millions USD — soit environ 10 % de la base d’actifs mondiale du PAM et 30 % de la valeur d’acquisition d’actifs de la région — et pilote les cessions et ventes aux enchères d’actifs.
L’opération gère également des contrats de personnel externalisé pouvant atteindre 4 millions USD par an et met en œuvre la Stratégie des opérations commerciales (BOS) dans le cadre de la réforme des Nations Unies. La BOS a permis d’économiser environ 2,5 millions USD sur trois ans. Compte tenu de l’ampleur, de la complexité et de l’exposition au risque, la mission requiert une supervision intégrée de la gestion des actifs, de la gestion des contrats, de la BOS et du reporting.
Responsabilités
Sous la supervision directe du Chef et du Chef adjoint des services de gestion, le consultant assurera les tâches suivantes :
Gestion des actifs
- Piloter les rapprochements mensuels des immobilisations, les inventaires physiques annuels et la résolution des écarts, conformément aux normes du PAM et aux exigences IPSAS.
- Superviser l’ensemble du cycle de vie des actifs : planification, acquisition, réception, enregistrement, utilisation, garde, suivi du carburant, cession, sorties d’inventaire, comptage et reporting.
- Gérer les cessions d’actifs du bureau de pays en liaison avec le siège (engagement des commissaires-priseurs, rapprochement post-enchères, actions dans les systèmes et soumissions au Property Survey Board).
- Maintenir la qualité des données d’actifs et l’intégrité des systèmes, en collaboration avec l’appui Actifs du siège, le bureau régional, les unités techniques et les bureaux de terrain.
- Renforcer la gouvernance des actifs (mise à jour des procédures opérationnelles standard, contrôles internes, déclaration des pertes, suivi des actifs de tiers, supervision de la décentralisation, renforcement des capacités des points focaux Actifs).
Gestion des contrats (personnel externalisé)
- Piloter la gestion de bout en bout des contrats de personnel externalisé, en garantissant la conformité aux dispositions contractuelles et aux politiques d’achat, financières et administratives du PAM.
- Analyser les besoins en personnel, planifier et budgétiser les postes, créer et gérer les bons de commande et conseiller les unités sur les actions d’achat appropriées.
- Coordonner le recrutement, l’intégration, le déploiement, les prolongations, renouvellements, séparations et l’engagement des prestataires tout au long du cycle contractuel.
- Maintenir un suivi centralisé, la documentation, les pistes d’audit, les échéanciers contractuels, le suivi des expirations et la communication avec les unités demandeuses.
- Renforcer les contrôles (vérifications de conformité, double approbation, gestion des exceptions, pointage, dossiers de performance, validation des paiements, mise à jour des procédures, revues de risques et actions correctives).
Stratégie des opérations commerciales (BOS)
- Diriger et coordonner la mise en œuvre de la BOS au niveau du bureau de pays, en assurant l’alignement sur la réforme de l’ONU et l’approche « Working as One UN ».
- Servir de point focal clé au sein de l’équipe de gestion des opérations et des groupes de travail (planification, coordination, engagement des parties prenantes, conduite du changement).
- Conduire les revues annuelles de la BOS, la collecte et la validation des données, le reporting et l’analyse coûts-bénéfices des services communs et initiatives partagées.
- Suivre, documenter et rapporter les initiatives BOS, les gains d’efficience, les économies, les améliorations de qualité et les opportunités d’optimisation.
Reporting
- Assurer un reporting fiable, précis et exploitable couvrant la gestion des actifs, la gestion des contrats externalisés, la BOS et les fonctions des services de gestion.
- Préparer des rapports mensuels, trimestriels et annuels pour la direction, le Directeur pays, le bureau régional, le siège, l’équipe pays des Nations Unies (UNCT) et autres parties prenantes.
- Fournir des analyses de performance, KPI, risques, défis opérationnels, mesures d’atténuation, efficience, économies, conformité et prestation de services.
- Garantir l’exactitude et la cohérence des données par la validation, le rapprochement et la coordination avec les unités, systèmes et plateformes concernés.
Toute autre tâche pourra être assignée.
Livrables en fin de contrat
- Portefeuille d’actifs précis et rapproché, avec comptage annuel, cessions et processus de contrôle finalisés.
- Cadre de gestion des contrats externalisés conforme, avec supervision et contrôles efficaces.
- Gains d’efficience BOS, économies et résultats de collaboration interagences documentés.
- Rapports de gestion de qualité appuyant la décision stratégique.
- Gouvernance, contrôles internes et capacités renforcés au sein des services de gestion.
Qualifications et expérience requises
Formation : diplôme universitaire supérieur en administration des affaires/publique, ingénierie, sciences sociales, finance, comptabilité ou autre domaine pertinent lié à la gestion et à l’administration de bureau ; ou premier diplôme universitaire assorti d’années d’expérience supplémentaires.
Expérience : pour un titulaire de master, au moins 3 ans d’expérience professionnelle ; pour un titulaire de licence, au moins 5 ans, dans le domaine de l’administration et de la gestion des actifs ou des installations et du contrôle d’inventaire, notamment : gestion de portefeuilles d’actifs importants et diversifiés sur plusieurs sites ; suivi, enregistrement, rapprochement, cessions, transferts et reporting des actifs ; maîtrise des systèmes d’information d’entreprise pour la gestion des actifs, le contrôle d’inventaire et le reporting ; expérience des concepts et outils liés aux données et de la décision fondée sur les données (essentielle) ; expérience en opérations d’urgence et/ou environnements humanitaires complexes (fortement souhaitée).
Connaissances et compétences : solides compétences en gestion des actifs, gestion des contrats, conformité, analyse, reporting et coordination des parties prenantes ; bonne connaissance des systèmes d’enregistrement, de suivi et de gestion des actifs, de l’analyse de données sous Excel et des autres applications MS Office ; expérience de la préparation de tableaux de bord, de rapports de gestion et d’analyses de tendances.
Langues : maîtrise de l’anglais.
Remarques
Le recrutement/l’avis de vacance servira également de vivier pour des postes de niveau égal ou inférieur (y compris pour toute autre modalité de contrat à court terme) et de possibles affectations dans d’autres lieux, en cas de besoin opérationnel futur. Les candidatures féminines sont encouragées. Les Nations Unies ne perçoivent aucun frais à quelque étape que ce soit du processus de recrutement. Le PAM s’engage à fournir des aménagements raisonnables aux personnes en situation de handicap (contact : global.inclusion@wfp.org).
Modalités de candidature
Les personnes intéressées peuvent postuler via le système de recrutement en ligne avant l’échéance du 13 juillet 2026. Toutes les candidatures doivent être soumises exclusivement via le système de recrutement en ligne (les CV ou candidatures envoyés par courriel, LinkedIn ou tout autre canal ne sont pas pris en compte). Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Lien de candidature : https://wd3.myworkdaysite.com/recruiting/wfp/job_openings/job/Juba-Sudan-Republic-of-South/Management-Services-Officer–Asset-Management–CST-I–Juba–South-Sudan_JR124474